3つの貸す

イベントができるまで

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  イベントを行うことが決まる

  様々な理由でイベントの開催が決まります。
  イベントの中心となるチームもこの段階で結成されることが多いです。

  たとえば

  「そろそろわが社も周年が近いなぁ、日頃お世話になっている方の為に周年記念イベントをしよう」
  「よし、プロジェクトチームを結成だ」

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  開催時期、開催場所が決まる

  イベント内容やイベントの目的に応じて開催する場所を決める段階です。
  会場までのアクセスや設備などにも注意しておきたいところです。

  ■ チエを貸すポイント

  イベントの内容をお知らせ頂ければ会場の候補地を探してお知らせ致しますよ。
  代理での会場下見を行ったこともあります。写真や図面などを作成し共有致します。

  たとえば

  「会場ってどこがいいですかね？」
  「やっぱり周年記念ならわが社にお越し頂くほうがよいでしょうか」
  「それともアクセスのよいホテルなどにしたほうがよいでしょうか」
  「一度テラヲさんと下見に行ってみましょう」

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  内容が少しずつ決まる

  いよいよ具体的なイベントの中身を検討する段階です。
  イベントの目的やコンセプトを表現するために最適なコンテンツを考えましょう。

  ■ チエを貸すポイント

  こんなことできる人を呼びたい！こんなことがしたい！
  などお知らせ頂ければご紹介やご提案ができるかもしれません。

  たとえば

  「余興とかはどうしましょうか？」
  「食事はどうしましょうか？」
  「気軽に参加できる感じにしますか？それとも式典っぽく行きますか？」

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  会場の使い方がある程度決まる

  参加してくださるであろう人数を元に具体的な会場の使い方について考える段階です。
  イベントのコンテンツの内容によって安全で快適な会場のレイアウトを考えます。

  ■ チエを貸すポイント

  専門用語でゾーニングと呼ばれる段階です。
  イベントの種類によってはここが最も重要だったりします。
  資格を持ったスタッフがお役に立てるのではと思います。

  たとえば

  「これぐらいのサイズのステージが必要で、客席の配置はこんな感じか」
  「この場所にそれだけの机置いても大丈夫か？」
  「受付けの方法はどうしましょう？」
  「テラヲさんに図面依頼しよか」

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  必要なモノが見えてきてどのように実現するか検討する段階

  会場の使い方が見えてくると必要なモノがより明確になるのではないでしょうか。
  マイクはあるかな？受付用の机はあるかな？などを確認していきます。

  ● モノを貸すポイント

  もともと会場にあるモノ、自分たちで用意するモノ、購入するモノ。
  それでも揃わないモノを揃えるために私たちはいます。

  ■ チエを貸すポイント

  慣れないイベントの場合、なにが必要なのかわからないこともあるかと思います。
  そんな時は弊社のイベント経験が活かせると思います。

  また、このころにはイベントによっては告知が始まっているかもしれません。
  せっかく開催するのですから、なるべくたくさんの方にお越し頂きたいですよね。

  ■ チエを貸すポイント

  告知や招待の仕方によって参加率を上げることができるかもしれません。
  DMのデザインやWebフォームの作成などのお手伝いも致します。

  たとえば

  「スタッフ用の机とイスは会社から持って行きましょうか」
  「会場にハンガーとかあるんでしょうか」
  「靴袋はネットで買っておきますね」
  「ないものはテラヲさんに借りよか」

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  当日が迫ってきて様々なことが決まり始める時期

  いよいよイベントの当日が迫ってくると当日の役割決めが必要となってきます。
  ゲストの人数もおおよそ固まってきて、準備も最終段階です。
  会場準備の流れや当日のスケジュールなどの最終調整を行います。

  ■ チエを貸すポイント

  当日のシナリオの作成や会場様依頼備品の確認、担当者の割り振り、ミーティングなど、イベント担当者様がお忙しくなる時期にこそ、私たちの出番であると思っております。

  たとえば

  「ゲストの遅刻や欠席の連絡はどこにくる？」
  「ゲストの帰り用のタクシーは呼んでおきますか？」
  「当日の司会は誰ですか？」
  「司会のシナリオと当日のスケジュールください！」
  「あれってどこに頼めばいいっけ？」
  「テラヲさんに資料をまとめてもらってみんなで共有したほうがええなぁ」

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  イベント準備日

  大抵の場合はイベントの前日か当日にご準備となります。
  会場へ持参するお荷物の確認や配送を担当するスタッフ及び業者へのご指示がメインとなります。

  また、弊社に設営をご依頼頂いている場合は、会場に到着次第、スタッフがご挨拶に伺います。
  想い描いた会場ができあがるまでしばしお待ちください。

  ■ モノを貸すポイント

  ご依頼頂きましたレンタル品については使い方のご説明を行い、慣れない機材でも不安なくお取り扱い頂けるように致します。
  不足物に気が付かれた際にはお気軽にご相談ください。
  

  ■ チカラを貸すポイント

  会場設営及びお荷物の運搬だけでなくリハーサルのお手伝いや看板製作、お花の用意、などにも対応致します。

  たとえば

  「そういえば荷物預かりの札がないぞ！」
  「えっ、いつもの箱に入ってないですか？」
  「ないならテラヲさんにお願いしてみよ」

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  イベント開催日

  いよいよイベント本番です。
  運営チームのチームワークを活かして挑んでください。

  ■ チエを貸すポイント

  想い出に残る１日となるよう、必要であれば当日の立合いや仕上げ作業にもご対応致します。
  また、万が一のトラブルの際にはご連絡頂きましたらスタッフが駆け付けてご対応致します。

  ■ チカラを貸すポイント

  想い出をカタチに残されたい場合はイベントの様子を写真やムービーで撮影することもできます。
  ゲストへの記念に。主催者さまの実績として記念写真、写真スライド、イベント動画などさまざまなカタチで想いを残すお手伝いを致します。

  ■ モノを貸すポイント

  消耗品などが不足しそうなときは遠慮なくご連絡ください。
  可能な限り手を尽くして対応致します。

  たとえば

  「思ったより消耗品の消費が激しいな、誰か買いに行けるか？」
  「夕方に雨が降りそうやけど、傘立て足りるかな？」
  「とりあえずテラヲさんに連絡してみよか」

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  イベント終了後

  まずはお疲れさまでした。
  そして無事に終えられたこと誠におめでとうございます！
  ゲストを笑顔でお見送りなさると淋しいことですが撤収のお時間です。

  ■ チエを貸すポイント

  弊社にお任せ頂いている場合はお約束致しました時間に会場へ参ります。
  合図を頂き次第撤収作業を行います。

  ■ チカラを貸すポイント

  事前にお話を頂いておけばイベントで発生したゴミに関してお手伝いできるケースもございます。

  たとえば

  「とりあえず終わったね、いやぁ疲れた。」
  「初めてのイベントでしたけど、テラヲさんがいてくれたのでなんとかなりましたね」
  「撤収も、備品の運搬もお任せでいいから助かるわぁ」

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  ふりかえり

  イベントを開催することが目的となっているケースも少なくありませんが、可能であれば次回や今後に向けて振り返りを行いたいものです。

  後片付けがあろうかと思いますのですぐにとは行かないかもしれませんが、記憶の明るいうちに簡単にでも振り返ることをお勧め致します。

  ■ チエを貸すポイント

  フレームワークなどを用いてイベントの目的が達成できたかどうかなどを考えるお手伝いや、次回に向けての資料作りなどもさせて頂きます。